Regole per una buona gestione della posta elettronica

Siamo quasi alla fine del 2009, e Internet può essere considerato uno strumento assolutamente necessario per ottimizzare tantissime attività aziendali. E questo vale anche per le cantine. Da diversi anni invio regolarmente (ogni 3 mesi circa) a quasi 4.000 cantine italiane una e-mail per richiedere informazioni o per offrire i miei servizi. Quindi mi posso ritenere un esperto del campo. E lo sono ve lo assicuro. Con il passare del tempo ho capito che tantissime cantine italiane non rispettano neppure le regole basilari per una buona gestione della posta elettronica aziendale. Caselle di posta stracolme, cambio frequente dell’indirizzo e-mail aziendale, server mail fuori servizio, risposte inviate con mesi di ritardo, si avete capito bene “mesi”. Insomma, un vero dramma ! Le cantine devono capire, che esistono delle regole di base da seguire accuratamente per gestire in maniera corretta la propria posta elettronica. Ecco qui allora le regole, sono poche ma vale la pensa seguirle:

1. Leggere tutti i messaggi di posta elettronica almeno una volta al giorno. – In alcune aziende, lo si fa almeno due volte al giorno, la mattina, e subito dopo la pausa pranzo;

2. Rispondere il prima possibile ai messaggi. – Rispondere ai messaggi ricevuti in un tempo ragionevole, preferibilmente entro le 24 ore, o al massimo entro 2 giorni lavorativi. Evitare assolutamente di rispondere dopo settimane;

3. Inviare sempre una risposta. – Non bisogna mai dimenticare di rispondere a tutti i messaggi, purché non siano esplicitamente messaggi di spam. In questo caso non bisogna assolutamente rispondere. Rispondere a tutti i messaggi di posta elettronica ricevuti è segno di buona educazione, specialmente quando chi vi scrive ha posto in calce il proprio nome;

4. Non dimenticare di indicare il proprio nome. – Quando si risponde a un messaggio di posta elettronica è buona educazione indicare sempre il proprio nome;

5. Risposta automatica (autoresponder). – Impostare una risposta automatica, se il vostro sistema lo permette, quando si pensa di essere assenti per un po’ di tempo, per esempio se si è in vacanza. L’autoresponder fornirà al mittente l’opportunità di contattare un’altra persona in vostra assenza, se occorre ovviamene;

6. Non scrivere in maiuscolo. – Scrivere tutto in maiuscolo sulla rete significa gridare, e quindi è segno di maleducazione;

7. Cancellare i messaggi non necessari. – E’ buona norma cancellare regolarmente i messaggi di posta elettronica più vecchi, e non più necessari. Inoltre, è consigliabile fare regolarmente un back-up di tutta la vostra corrispondenza;

8. Non utilizzare mai la funzione CC (Carbon Copy o Copia Carbone). – Per motivi di privacy è consigliabile non utilizzare la funzione copia carbone per inviare lo stesso messaggio a più persone;

9. Non cambiare frequentemente l’indirizzo e-mail. – Un indirizzo e-mail è per sempre. Spesso una delle ragioni per cambiare il proprio indirizzo di posta elettronica è lo spam. Purtroppo, prima o poi anche il nuovo indirizzo sarà sommerso di spam. E’ praticamente impossibile evitarlo, è solo questione di tempo. Quindi mantenete il vostro indirizzo e-mail per sempre.

Esistono ancora tante regole per mantenere e gestire correttamente la propria posta elettronica aziendale, ma forse la regola più importante è avere buon senso.

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