La posta elettronica in azienda: Un esempio di abuso

La posta elettronica si è molto “evoluta” negli ultimi anni. Numerose sono le aziende che utilizzano la posta elettronica per snellire il lavoro in ufficio, e che si affidano ad essa per tantissime operazioni quotidiane: per inviare o richiedere preventivi, per fare o ricevere ordini, per distribuire documenti aziendali, per fornire supporto ai clienti, etc. etc. E tutto questo è un bene per l’azienda, visto il costo relativamente basso, la convenienza, la semplicità di utilizzo e il fatto che sia in qualsiasi momento a propria disposizione, anche sul proprio telefonino. Insomma si velocizza il lavoro in ufficio, e si contengono i costi. Tuttavia non tutti sanno come utilizzarla correttamente. Giornalmente ricevo decine e decine di e-mail da varie agenzie di comunicazione e da cantine, e spesso noto che lo stesso messaggio è stato inviato a decine e decine di contatti senza prendere in considerazione la privacy dei destinatari. In poche parole, il mio nome e il mio indirizzo e-mail viene reso pubblico senza motivo. Il problema comunque non è soltanto la privacy dei destinatari, ma è legato ad un problema ben più serio, quello dello SPAM, e della sicurezza in generale. Inviare lo stesso messaggio a più destinatari, anche se si utilizza il campo Cc, cioè il campo copia carbone, può facilitare la vita agli spammers. Infatti, uno o più destinatari potrebbero avere il proprio computer già infettato da programmi (virus) in grado di recuperare tutti i nominativi e gli indirizzi e-mail presenti nel software di mailing utilizzato. E il gioco è fatto. Decine e decine di nuovi indirizzi e-mail a cui inviare tonnellate di spam ogni giorno!!!

Esempio di messaggio di gruppo

Esempio di messaggio di gruppo

La soluzione a questo abuso è l’utilizzo del campo chiamato Ccn (in inglese Bcc), cioè il campo copia carbone nascosta, che solitamente si trova subito dopo il campo copia carbone. Il campo Ccn a differenza del campo Cc, permette di inviare il messaggio a più destinatari contemporaneamente, ma senza rendere pubblici tutti i nominativi e gli indirizzi e-mail dei destinatari stessi. Tuttavia il mio personale suggerimento è quello di non utilizzare neppure il campo copia carbone nascosta, ma bensì un software apposito che invia il messaggio singolarmente ad ogni destinatario. Le cantine più grandi potrebbero puntare su software più potenti e completi come per esempio GroupMail e SendBlaster, mentre quelle più piccole con budget ridotti potrebbero utilizzare Send Personally di MapiLab. Send Personally è un piccolo plug-in per Microsoft Outlook (2010 / 2007 / 2003 / XP / 2000) progettato per inviare e-mail individuali a un gran numero di destinatari. Inoltre questo piccolo plug-in permette la personalizzazione del messaggio stesso. Aspetto non trascurabile questo, infatti è preferibile inviare sempre un messaggio personalizzato al destinatario. E’ stato dimostrato che i messaggi di gruppo vengono spesso cestinati immediatamente dai destinatari, o nel peggiore dei casi addirittura bloccati dai sistemi antispam. Il mio consiglio pertanto è quello di utilizzare Send Personally per le vostre mailing, dopotutto con una spesa di appena 24,00 euro cosa volete di più?!!

Schermata di Send Personally

Schermata di Send Personally