La posta elettronica in azienda: Un esempio di abuso

La posta elettronica si è molto “evoluta” negli ultimi anni. Numerose sono le aziende che utilizzano la posta elettronica per snellire il lavoro in ufficio, e che si affidano ad essa per tantissime operazioni quotidiane: per inviare o richiedere preventivi, per fare o ricevere ordini, per distribuire documenti aziendali, per fornire supporto ai clienti, etc. etc. E tutto questo è un bene per l’azienda, visto il costo relativamente basso, la convenienza, la semplicità di utilizzo e il fatto che sia in qualsiasi momento a propria disposizione, anche sul proprio telefonino. Insomma si velocizza il lavoro in ufficio, e si contengono i costi. Tuttavia non tutti sanno come utilizzarla correttamente. Giornalmente ricevo decine e decine di e-mail da varie agenzie di comunicazione e da cantine, e spesso noto che lo stesso messaggio è stato inviato a decine e decine di contatti senza prendere in considerazione la privacy dei destinatari. In poche parole, il mio nome e il mio indirizzo e-mail viene reso pubblico senza motivo. Il problema comunque non è soltanto la privacy dei destinatari, ma è legato ad un problema ben più serio, quello dello SPAM, e della sicurezza in generale. Inviare lo stesso messaggio a più destinatari, anche se si utilizza il campo Cc, cioè il campo copia carbone, può facilitare la vita agli spammers. Infatti, uno o più destinatari potrebbero avere il proprio computer già infettato da programmi (virus) in grado di recuperare tutti i nominativi e gli indirizzi e-mail presenti nel software di mailing utilizzato. E il gioco è fatto. Decine e decine di nuovi indirizzi e-mail a cui inviare tonnellate di spam ogni giorno!!!

Esempio di messaggio di gruppo

Esempio di messaggio di gruppo

La soluzione a questo abuso è l’utilizzo del campo chiamato Ccn (in inglese Bcc), cioè il campo copia carbone nascosta, che solitamente si trova subito dopo il campo copia carbone. Il campo Ccn a differenza del campo Cc, permette di inviare il messaggio a più destinatari contemporaneamente, ma senza rendere pubblici tutti i nominativi e gli indirizzi e-mail dei destinatari stessi. Tuttavia il mio personale suggerimento è quello di non utilizzare neppure il campo copia carbone nascosta, ma bensì un software apposito che invia il messaggio singolarmente ad ogni destinatario. Le cantine più grandi potrebbero puntare su software più potenti e completi come per esempio GroupMail e SendBlaster, mentre quelle più piccole con budget ridotti potrebbero utilizzare Send Personally di MapiLab. Send Personally è un piccolo plug-in per Microsoft Outlook (2010 / 2007 / 2003 / XP / 2000) progettato per inviare e-mail individuali a un gran numero di destinatari. Inoltre questo piccolo plug-in permette la personalizzazione del messaggio stesso. Aspetto non trascurabile questo, infatti è preferibile inviare sempre un messaggio personalizzato al destinatario. E’ stato dimostrato che i messaggi di gruppo vengono spesso cestinati immediatamente dai destinatari, o nel peggiore dei casi addirittura bloccati dai sistemi antispam. Il mio consiglio pertanto è quello di utilizzare Send Personally per le vostre mailing, dopotutto con una spesa di appena 24,00 euro cosa volete di più?!!

Schermata di Send Personally

Schermata di Send Personally

Regole per una buona gestione della posta elettronica

Siamo quasi alla fine del 2009, e Internet può essere considerato uno strumento assolutamente necessario per ottimizzare tantissime attività aziendali. E questo vale anche per le cantine. Da diversi anni invio regolarmente (ogni 3 mesi circa) a quasi 4.000 cantine italiane una e-mail per richiedere informazioni o per offrire i miei servizi. Quindi mi posso ritenere un esperto del campo. E lo sono ve lo assicuro. Con il passare del tempo ho capito che tantissime cantine italiane non rispettano neppure le regole basilari per una buona gestione della posta elettronica aziendale. Caselle di posta stracolme, cambio frequente dell’indirizzo e-mail aziendale, server mail fuori servizio, risposte inviate con mesi di ritardo, si avete capito bene “mesi”. Insomma, un vero dramma ! Le cantine devono capire, che esistono delle regole di base da seguire accuratamente per gestire in maniera corretta la propria posta elettronica. Ecco qui allora le regole, sono poche ma vale la pensa seguirle:

1. Leggere tutti i messaggi di posta elettronica almeno una volta al giorno. – In alcune aziende, lo si fa almeno due volte al giorno, la mattina, e subito dopo la pausa pranzo;

2. Rispondere il prima possibile ai messaggi. – Rispondere ai messaggi ricevuti in un tempo ragionevole, preferibilmente entro le 24 ore, o al massimo entro 2 giorni lavorativi. Evitare assolutamente di rispondere dopo settimane;

3. Inviare sempre una risposta. – Non bisogna mai dimenticare di rispondere a tutti i messaggi, purché non siano esplicitamente messaggi di spam. In questo caso non bisogna assolutamente rispondere. Rispondere a tutti i messaggi di posta elettronica ricevuti è segno di buona educazione, specialmente quando chi vi scrive ha posto in calce il proprio nome;

4. Non dimenticare di indicare il proprio nome. – Quando si risponde a un messaggio di posta elettronica è buona educazione indicare sempre il proprio nome;

5. Risposta automatica (autoresponder). – Impostare una risposta automatica, se il vostro sistema lo permette, quando si pensa di essere assenti per un po’ di tempo, per esempio se si è in vacanza. L’autoresponder fornirà al mittente l’opportunità di contattare un’altra persona in vostra assenza, se occorre ovviamene;

6. Non scrivere in maiuscolo. – Scrivere tutto in maiuscolo sulla rete significa gridare, e quindi è segno di maleducazione;

7. Cancellare i messaggi non necessari. – E’ buona norma cancellare regolarmente i messaggi di posta elettronica più vecchi, e non più necessari. Inoltre, è consigliabile fare regolarmente un back-up di tutta la vostra corrispondenza;

8. Non utilizzare mai la funzione CC (Carbon Copy o Copia Carbone). – Per motivi di privacy è consigliabile non utilizzare la funzione copia carbone per inviare lo stesso messaggio a più persone;

9. Non cambiare frequentemente l’indirizzo e-mail. – Un indirizzo e-mail è per sempre. Spesso una delle ragioni per cambiare il proprio indirizzo di posta elettronica è lo spam. Purtroppo, prima o poi anche il nuovo indirizzo sarà sommerso di spam. E’ praticamente impossibile evitarlo, è solo questione di tempo. Quindi mantenete il vostro indirizzo e-mail per sempre.

Esistono ancora tante regole per mantenere e gestire correttamente la propria posta elettronica aziendale, ma forse la regola più importante è avere buon senso.

E-mail: la posta elettronica in cantina come optional

La posta elettronica (e-mail) in milioni e milioni di aziende in tutto il mondo ha oggi superato il telefono, e ancora di più il fax e le lettere come mezzo di comunicazione principale. Questo perché è uno strumento facile da utilizzare, veloce, e soprattutto molto ma molto economico. Nonostante ciò, tantissime cantine italiane non la utilizzano come dovrebbero. E non parlo di cantine piccole, dove il viticoltore è occupato a fare di tutto in azienda, e sa accendere a malapena il computer. Parlo anche di cantine di primissimo piano, dove la posta elettronica in azienda è solo un optional. Per farvi capire cosa intendo vi racconterò brevemente una storia. Una storia realmente accaduta soltanto un paio di giorni fa.

Alcuni giorni fa ricevo da una notissima cantina toscana, famosa non solo in Italia ma anche all’estero per i sui ottimi vini, una lettera raccomandata con ricevuta di ritorno. Sorpreso, non ricevo praticamente mai lettere perché tutta la mia comunicazione viaggia su Internet, apro immediatamente la busta per leggere il contenuto. E cosa scopro? Una lettera di diffida. La lettera mi intimava di cancellare o modificare un articolo pubblicato circa 5 settimane prima sul mio portale www.bereilvino.it. Nell’articolo avevo erroneamente associato il nome della cantina in questione ad un prodotto di un’altra cantina, di cui loro però erano solo distributori. Ovviamente io provvedo immediatamente, ed elimino l’articolo indicato.

Adesso voi vi chiederete, ma cosa c’entra questa storiella con l’e-mail? C’entra, e c’entra tantissimo. La cantina ha deciso di comunicare per posta con il sottoscritto, invece che per e-mail, e la lettera di diffida è arrivata con ben 4 settimane di ritardo. E ciò, nonostante sia noto in tutto il mondo la scarsa efficienza delle Poste Italiane. Morale della favola? Se avessero utilizzato l’e-mail come strumento di comunicazione, avrei potuto eliminare, o correggere l’articolo praticamente in tempo reale. Invece no, l’articolo con l’errore è rimasto on-line per parecchio tempo. L’utilizzo scorretto della posta elettronica, o il non utilizzo come in questo caso, può penalizzare fortemente le aziende che continuano ad ignorare Internet come strumento aziendale.